Dicho de forma simple y cómo funciona tras el escenario, una firma digital es una técnica matemática (un algoritmo) que se usa para autentificar un archivo digital. Es una criptografía asimétrica, consiste en una pareja de claves: pública y privada.
Esta firma nos permite saber quién envío el mensaje, que el mensaje realmente haya sido enviado por esa persona o entidad y que no haya sido modificado en el camino.
Aunque las especificaciones técnicas varían de país a país, en base a sus leyes. A continuación, veremos cuáles son los estándares que deben tener una firma digital y los reglamentos que las regulan:
Existen tres tipos de firma digital
Clase 1:
- Pueden usarse, pero no tienen validez legal.
- Sus únicas formas de autentificación son usando correo, usuario y contraseña. Puede ser una imagen o símbolo adjunto a un archivo o mensaje
- No ha sido encriptado o autenticado por una autoridad de certificación y en términos generales, suelen considerarse como firma electrónica y no firma digital.
- Como veremos más adelante, esta figura varia de país a país. Lo más común en este caso es usar un escaneo de una firma manuscrita, sin estándares de seguridad adicionales.
Clase 2:
- Este tipo de firma digital, tienen validez legal ya que se autentifican a través de criptografía asimétrica.
- Este tipo de criptografía consiste en asignarle una llave pública y una privada a estos archivos (por ejemplo, el PDF con el escaneo de tu firma), que están separados del mensaje o archivo que estamos enviando.
- La llave privada es la que utiliza quien firma el documento, mientras que la llave pública es la que usa cualquiera que necesite validar la firma. Sin embargo, las llaves no han sido verificadas por una autoridad de certificación en este caso.
Clase 3:
- Además de criptografía asimétrica, están autenticadas por una autoridad de certificación, quien provee un certificado digital con la llave.
- En US, las autoridades de certificación son los Estándares para Firmas Digitales (DSS) y la Ley de Transacciones Electrónicas (UETA).
- En EU, el Sistema de Reconocimiento de Identidades Electrónicas (eIDAS) y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
El mercado de firma digital
Ahora, dentro del mercado de firma digital, las empresas que reciben un certificado digital por las autoridades de certificación son quienes ofrecen los servicios de gestión de firmas digitales de forma legítima.
A continuación, exploraremos algunas de las mejores opciones del mercado que poseen estas certificaciones a nivel internacional:
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Adobe Sign
- Por un costo inicial de $12.99 mensuales.
- Acrobat Sign Standard te permite subir un PDF con tu firma digital a la página cuando te suscribes.
- Es compatible con iOS, Android y Windows, además, también podrás usarlo para solicitar firmas si lo necesitas.
- Fue una de las primeras compañías en integrar el almacenamiento en la nube con la industria de las firmas digitales.
- Es una de las herramientas que ofrece más integraciones con APIs (interfaces de programación de aplicaciones) y softwares de terceros del mercado, está disponible en la versión Pro que tiene un costo de $14.99 mensual.
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DocuSign
- Es el servicio más conocido dentro de este mercado de la firma digital
- Poseen certificados de autenticación dentro de los territorios más importantes del mundo.
- Es una de las opciones más seguras y confiables disponibles, también puede ser costoso.
- La plataforma ofrece un plan básico por $10 mensuales, que incluye 5 firmas y la aplicación de móviles.
- Si quieres personalización, integración con APIs, y límites mensuales más flexibles, puedes considerar el plan Business Pro, que parte de $40 mensuales.
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PandaDoc
- Este servicio es competitivo, cuenta con plan básico es gratis por 14 días.
- Este plan esencial, permite usar plantillas, nos provee análisis de los documentos y nuestra actividad, además de herramientas para solicitar y monitorear firmas.
- Si quieres integraciones con tu CRM, Salesforce o similares, tienes que usar el plan Business que inicia en $49 mensuales o el plan Enterprise que es personalizable.
- Dispone de integraciones con APIs, puedes definir flujos de trabajo, obtener reportes de resultados e incluso comprar accesos para más usuarios y asignarles roles corporativos.
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HelloSign
- Nos permite probar la versión gratis durante 30 días.
- Esta plataforma está enlazada a Dropbox.
- Ofrece una gran cantidad de características de integración desde el plan más básico, lo que lo convierte en una gran alternativa para freelancers.
- El plan Esencial tiene un costo de $15, combina almacenamiento en la nube, monitoreo de firmas y documentos, e incluso nos provee una cantidad ilimitada de firmas mensuales.
- Brinda acceso a la aplicación para móviles, añaden un factor adicional de verificación con el historial de documentos, que te permite ver el status de envío y recepción.
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En conclusión
El problema de las opciones es cuando no tenemos ninguna disponible. En el caso de la firma digital, gran parte del auge que han tenido las aplicaciones para gestionarlas se debe a la pandemia.
Cuando no tenemos la posibilidad de ir a firmar un documento físicamente. En este sentido, hemos tenido que adaptarnos para seguir cumpliendo con regulaciones legales sin perder tiempo.
Por eso, esperamos que, a partir de nuestro artículo, estés equipado para elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades, la capacidad de reducir costos operativos, ahorrarnos tiempo y dolores de cabeza, es donde brilla la utilidad de las firmas digitales.
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